Onboarding laat veel te wensen over. Maak onboarding daarom standaard een onderdeel van de werving & selectie procedure.
Je hebt een nieuwe medewerker binnengehaald. Top! Maar nu ben je er nog niet. Je wilt dat deze nieuweling voor langere tijd bij je blijft en niet dat je deze nieuweling weer snel vertrekt. Zorg er dan ook voor dat deze nieuweling zo snel mogelijk zijn weg kan vinden. Door nieuwe medewerkers goed te laten starten zijn ze sneller productiever, voelen ze zich meer gewaardeerd, zijn ze meer betrokken en vertrekken daarom minder snel. Slechts 12% van de nieuwelingen vindt dat zijn ‘nieuwe werkgever’ een goede onboarding heeft.
(Onboarding: is het mechanisme waarmee nieuwe werknemers de nodige kennis, vaardigheden en gedragingen verwerven om aangename- en effectieve medewerkers te worden).
Hierbij 7 toepasbare- en uitvoerbare tips voor een goede onboarding:
1. Maak de 1e dag werkdag een belangrijke werkdag
De eerste werkdag is een spannende dag voor de nieuwe medewerker. De medewerker maakt kennis met nieuwe collega’s, een nieuwe werkplek en nieuwe omgeving. Nieuwe medewerkers worden in de regel op de 1e dag overladen met nieuwe informatie. Laat daarom de eerste werkdag zo soepel mogelijk verlopen. Vaak gaat het op de eerste werkdag al fout met als gevolg dat ca. 16,5% van de nieuwelingen al na de eerste week de organisatie weer verlaat.
2. Maak een inwerkprogramma
Voor een succesvolle instroom is een doordachte inwerkprogramma van groot belang. In dit inwerkprogramma vermeld je: wanneer en op welke wijze de nieuwe medewerker kennis gaat maken met de waarden, normen, collega’s, processen en cultuur van de organisatie. Voor een nieuwe medewerker is het super prettig om te weten waar je de eerste weken aan toe is en wat er verwacht wordt. Bij 40% van de organisatie (bron: Integron) ontbreekt een inwerkprogramma.
3. Begin al vóór de eerste werkdag
De onboarding begint al vóór de eerste werkdag. De zgn. Pre-boarding Fase. Al tijdens de werving & selectie vormt de kandidaat zich een beeld van de organisatie en schept ook de organisatie de nodige verwachtingen. Van belang is dat de organisatie (direct leidinggevende) contact met nieuwe medewerker opneemt voordat de medewerker daadwerkelijk aan de slag gaat, en informeert de nieuweling van te voren over onder andere:
- Hoe de eerste dag en de eerste week eruit gaat zien
- Wat de dresscode is
- Wat de gebruiken zijn voor de lunch
- Hoe laat, waar en bij wie hij/zij zich kan melden
4. Zorg dat de werkplek klaar is
Ondanks dat het best spannend is zal een nieuwe medewerker enthousiast aan de eerste werkdag willen beginnen (zeker als vooraf nog contact is geweest). Niets is zo onplezierig om bij binnenkomst te zien dat de werkplek nog niet klaar voor jou is. De nieuwe medewerker vraagt zich af om hij/zij wel welkom is (En… ook voor een werkgever geldt ‘je krijgt nooit een 2e kans voor de eerste keer’). De schade laat zich vaak lastig herstellen. De nieuwkomer heeft er zin in en wil goed beginnen dus zorg dan ook dat de nieuwkomer goed kan beginnen doordat alles wat nodig is klaar staat.
5. Dat beetje meer maakt het verschil
Staat alles klaar zodat de nieuwe medewerker goed kan starten? Leg er dan een kort briefje of kaartje bij. Je kan de werkplek ook versieren door slingers op te hangen of wat goodies van je onderneming er bij te leggen. Laat de nieuwe medewerker weten dat hij/zij welkom is. Het is tenslotte een belangrijke dag voor alle betrokkenen. Wedden dat de nieuwe medewerker zich dan meteen ook welkom voelt? Dat kleine beetje meer maakt echt een groot verschil.
6. Koppel de nieuwe collega aan een Buddy
Vanuit de organisatie heb je alle praktisch zaken goed geregeld zodat de nieuwe medewerker zich welkom voelt. Maar daar ben je er niet mee. De nieuwe collega heeft veel vragen en moet het team leren kennen. Ongeveer een derde van de nieuwe medewerkers hebben geen idee bij wie ze moeten zijn voor vragen. Een echte ramp is als het team niet op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega. Lekker begin, daar sta je dan als nieuwkomer en dan…Koppel de nieuwe collega aan een buddy. Een buddy maakt de nieuwe collega wegwijs binnen de organisatie en is het aanspreekpunt voor vragen. Een goede buddy is een buddy die het leuk vind om een nieuwe collega te helpen en te ondersteunen.
7. Plan een wekelijkse voortgangsgesprek
Vooral in het begin vraag je dagelijks hoe het met je nieuwe medewerker gaat. Wat vindt de nieuwe collega er tot nu toe van? Waar loopt de nieuwe collega tegen aan en is er nog iets nodig? Waar kan hulp geboden worden? Zorg vooral in het begin voor intensief contact en geef oprecht aandacht. Denk niet dat dit intensief contact vervelend is want doordat je een goede band opbouwt krijg je vanzelf signalen dat de intensieve begeleiding kan worden afgebouwd. Op termijn schuift de nieuweling op natuurlijke manier in de gangbare evaluatieprocedure bij de organisatie.
